Hae laatumerkkiä

Into on laatinut työpajakentälle ensimmäiset laatukriteerit yhteistyössä työpajatoimijoiden ja sidosryhmien kanssa.

Laatukriteeristö muodostuu kuudesta osa-alueesta, joiden ajatustyökaluna on käytetty Euroopan laatupalkintomallia ja sosiaalisen työllistämisen laadunarviointimallia otsikkotasolla. Tavoitteena yhteiskehittämisessä oli tunnistaa laaja-alainen ja monipuolinen laatukriteeristö työpajoille.

Laatukriteeristön käyttöä tuetaan Inton laatutyön toimintamallilla, johon kuuluu laatukriteeristön esittely verkkotallenteena tai puheenvuoroina tilaisuuksissa, laatumerkin haku, auditointi ja laatumerkin myöntäminen.

Inton laatutyön toimintamallissa on mahdollisuus valita joko vertaisauditointi tai ulkopuolinen auditointi.

Ilmoittautuminen laatumerkin hakijaksi

Työpaja voi ilmoittautua laatumerkin hakijaksi ympäri vuoden. Ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitetaan yhteyshenkilö ja tieto siitä, toivotaanko laatumerkille vertaisauditointi vai ulkopuolinen auditointi. Hakemuksia auditoidaan kaksi kertaa vuodessa.

Ilmoittaudu laatumerkin hakijaksi.

Ilmoittautumisen jälkeen työpajan yhteyshenkilö saa sähköpostitse täytettäväksi Webropol-lomakkeen, jossa on jokaiselle laatukriteerille oma täytettävä kohtansa.

Laatumerkin hakeminen

Yhteyshenkilö täyttää huolellisesti organisaationsa kanssa saamansa Webropol-lomakkeen ja liittää mukaan tarvittavat liitteet tai linkit materiaaliin. Lomakkeen tietoja ei ole mahdollista täydentää hakuajan päättymisen jälkeen. Laatumerkkiä ei myönnetä ilman loppuun asti suoritettua auditointia.

Hakemus laatumerkkiä ja auditointia varten tulee olla lähetettynä:

• 1.6.2024 klo 16.15 mennessä
• 2.12.2024 klo 16.15 mennessä

Määräpäivien jälkeen Into toimittaa lomakkeet vertaisauditoitsijoille. Auditoinnin työpaja on valinnut ilmoittautuessaan laatumerkin hakijaksi.

Hakuajan jälkeen saapuneet lomakkeet jäävät odottamaan seuraavan hakuajan päättymistä.

Vertaisauditointi

Into on kouluttanut työpajakentän ammattilaisista vertaisauditoitsijoiden poolin, josta valitaan työpajalle auditoijat. Vertaisauditointi toteutetaan vähintään parityönä pääsääntöisesti etäyhteyksillä.

Organisaatiosta auditointiin osallistuvat voivat vaihdella, mutta kokoonpanossa on hyvä olla vähintään yksi valmennushenkilöstön edustaja.

• Auditoitsijat tutustuvat hakemukseen ja kirjaavat huomiot
• Auditoinnin ajankohdasta ja työpajalta auditointiin osallistuvista sopiminen. Auditointiin varataan max 6 tuntia.
• Kysymysten toimittaminen työpajalle vähintään 1 viikko ennen auditointia
• Työpajan auditointi
  • esittäytyminen
  • työpajatoiminnan esittely
  • hakemuksen ja kysymysten läpikäynti
• Raportointi, joka toimitetaan työpajalle ja Intoon 2 viikon kuluessa auditoinnista.

Määräaikaan mennessä saapuneet hakemukset vertaisauditoidaan 4-6 kk kuluessa.

Ulkopuolien auditointi

Into on kilpailuttanut ulkopuolisen auditoinnin toteuttajan ja 31.3.2024 asti Fine Audit Oy toimi ulkopuolisena auditoitsijana. Auditointi toteutetaan parityönä pääsääntöisesti etäyhteyksillä. Ulkopuoliseen auditointiin voidaan ottaa enintään 10-15 hakemusta / hakukerta. Jos hakemuksia tulee enemmän, Into valitsee ulkopuoliseen auditointiin valittavat työpajat.

Ulkopuolisesta auditoinnista peritään työpajalta 300 euron omavastuuosuus, jonka Into laskuttaa ennen auditointia.

Organisaatiosta auditointiin osallistuvat voivat vaihdella, mutta kokoonpanossa on hyvä olla vähintään yksi valmennushenkilöstön edustaja.

Ulkopuolisen auditoinnin prosessi:

• Auditoitsijat tutustuvat työpajan toimintaan julkisesti saatavilla olevan tiedon kautta.
• Auditoitsijat tutustuvat hakemukseen.
• Auditoinnin ajankohdasta ja työpajalta auditointiin osallistuvista sopiminen. Auditointiin varataan 3 tuntia.
• Työpajan auditointi
  • esittäytyminen
  • työpajatoiminnan lyhyt esittely
  • auditointisuunnitelman läpikäynti
  • ryhmä- ja yksilöhaastattelut
  • alustava auditointiraportti (auditoinnin yhteydessä)
• Lopullinen auditointiraportti kaksi viikkoa auditoinnin jälkeen.
• Lisämaksullinen optio työpajoille: mahdollisten poikkeamien korjaus tarvittaessa 100 € / h, jonka Fine Audit Oy laskuttaa työpajalta.

Määräaikaan mennessä saapuneet hakemukset auditoidaan 4-6 kk kuluessa.

Laatumerkin myöntäminen

Into myöntää laatumerkin työpajalle auditoinnin päätyttyä. Auditoinnin raportista on käytävä ilmi, minkä tasoinen laatumerkki työpajalle voidaan myöntää.

Vertaisauditoinnissa ja ulkopuolisessa auditoinnissa on kolmen tasoisia laatumerkkejä:

• 1 tähti, kun kriteereistä täytyy 80 %
• 2 tähteä, kun kriteeriestä täyttyy 90 %
• 3 tähteä, kun kriteereistä täyttyy 100 %

Inton hallitus myöntää laatumerkin työpajan käyttöön oman kokousaikataulunsa mukaisesti ja julkaisee organisaatioille myönnetyt laatumerkit uutisena / sosiaalisessa mediassa / uutiskirjeessä ja pitää yllä tietokantaa verkkosivuillaan myönnetyistä laatumerkeistä ja niiden voimassaolosta. Into toimittaa myönnetyn laatumerkin kuvatiedostona työpajan käyttöön.

Laatumerkin korottaminen

Työpajan on mahdollista korottaa saamaansa laatumerkkiä vuoden päästä sen myöntämisestä. Korottamisesta ei peritä lisämaksua työpajalta. Jos työpaja valitsee ulkopuolisen auditoinnin laatumerkin korottamiseen, laskutetaan työpajalta omavastuuosuus ennen auditointia.

Laatumerkin voimassaoloaika

Inton myöntämä työpajatoiminnan laatumerkki on voimassa 5 vuotta myöntämisestä.

Salassapitosopimus

Työpaja päättää, tehdäänkö auditoinnista salassapitosopimus. Salassapitosopimus työpajan ja auditoitsijoiden välillä ei ole välttämätön. Jos sitä ei tehdä, auditointi mahdollistaa myös hyvien käytäntöjen jakamisen kentän toimijoiden kanssa ja siten yhteiskehittämisen. Salassapitosopimus voi koskea koko prosessia tai osia siitä.

Salassapitosopimus tehdään ennen auditoinnin alkamista sähköisesti. Into on tehnyt mallipohjan salassapitosopimukselle vertaisauditointeja varten, jota voidaan käyttää ja muokata tarpeen mukaan. Ulkopuolisen auditoinnin salassapitosopimus tulee Fine Audit Oy:n kautta. Salassapitosopimuksen laatiminen ei ole Inton vastuulla, vaan siitä vastaa organisaatio. Salassapitosopimuksen toinen kappale tallennetaan Inton toimesta.

Tietosuoja

Työpajan täyttämä Webropol-hakemus liitteineen tallentuu Inton Webropol-tilille. Hakemuksiin on pääsy rajatulla määrällä Intolaisia. Webropol-hakemus toimitetaan sellaisenaan auditoitsijoille sähköpostitse. Hakemusta täytettäessä ja siihen lisättävissä liitteissä on huomioitava organisaation omat tietosuoja-ohjeistukset. Henkilötietojen lisäämistä tulee välttää lukuun ottamatta hakemukseen liittyvää yhteyshenkilöä. Mahdollisen muun aineiston toimittamisesta auditoitsijoiden käyttöön vastaa organisaatio itse (esim. sähköpostitse, pilvipalvelua tai Teamsia hyödyntäen).

Inton tietosuojaseloste työpajatoiminnan laatukriteereihin.

Into auttaa ja tukee työpajoja laatumatkalla

Työpajan laatumatka kannattaa aloittaa työpajatoiminnan laatukriteereistä, jos aikaisempaa laatutyötä ei ole tehty. Laatumatkallaan pidemmällä oleville työpajoille on laatumerkin lisäksi tarjolla Laadun arvioinnin käsikirja työpajatoimintaan – STL 2022.