Tulosta sivu

Blogi: Mietteitä mentoroinnista ja hiljaisesta tiedosta

16.5.2019

Missä työyhteisön osaaminen lymyää? Ainakin ihmisissä, toimintaohjeissa, rakenteissa ja suhteissa. Työyhteisössä on monenlaista ja moneen paikkaan kiinnittynyttä tietoa ja osaamista. Osa on näkyvää ja helposti hyödynnettävissä olevaa, täsmällistä ja tarkkaa tietoa, jonka voi kirjoittaa ohjekirjoihin, oppaisiin ja prosessikuvauksiin, mutta suuri osa tästä arvokkaasta henkisestä pääomasta on näkymättömissä, niin sanotusti hiljaisena tietona. Blogikirjoituksen on kirjoittanut koulutuskumppanimme Marjukka Mikola.

Hiljaisen tiedon olemuksen voi kiteyttää tunnettuun ajatukseen: ”Tiedämme enemmän kuin osaamme kertoa.” Hiljainen tieto on vaikeasti tavoitettavaa osaamista – sitä on vaikea suoraan sanoittaa ja usein tiedon haltija itse ei ole edes tietoinen tästä osaamisesta. Oma osaaminen voi tuntua niin itsestään selvältä ja helpolta, että ei näe sitä työyhteisön kannalta tärkeänä.

Tällaisen näkymättömän tiedon olemassaoloa ei aina riittävästi tiedosteta. Suuri vaihtuvuus voi tuoda hiljaisen tiedon olemassaolon yhtäkkiä näkyväksi, kun tietoa katoaa työyhteisöstä taitavien työntekijöiden siirtyessä uusiin haasteisiin. Tämä näkyy erityisesti etsivässä nuorisotyössä, jossa suuri vaihtuvuus on edelleen haaste osassa organisaatioita. Kun tilastojen mukaan vuonna 2017 etsivässä nuorisotyössä 40% on ollut työsuhteessa alle kaksi vuotta, ja 79 organisaatiossa etsivä nuorisotyöntekijä työskentelee yksin, olemme todellisen haasteen edessä siinä, miten hiljainen tieto saadaan kulkemaan eteenpäin. Tämän onnistuminen palvelee myös kunnan nuoria, sillä tällöin uusi etsivä voisi hyödyntää aiemmin opittua sen sijaan, että joutuu oppimaan kaiken itse kantapään kautta, ja voi keskittyä olennaiseen, eli nuorten tukemiseen.

Hiljainen tieto ympäröi ja yhdistää organisaation työntekijöitä. Suuri osa tällaisesta tiedosta omaksutaan arkea elämällä ja yhdessä työskentelemällä. Hiljainen tieto voi olla vaikkapa työn tekemiseen liittyviä arkipäiväisiä asioita ja käytänteitä, rutiinien hallintaa tai vaikkapa asenteita ja uskomuksia. Jokaisella työntekijällä on hallussaan tällaista tietoa.

Miten hiljaista tietoa voisi sitten saada näkyväksi? Ihannetilanne varmaan olisi, että työntekijät jakaisivat kaiken osaamisensa toisilleen ja kaikki pääsisivät hyötymään yhteisestä osaamisesta. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista tosielämässä eikä vähiten siksi, että omaa osaamista ei tunnista tai sitä ei osaa sanoittaa.

Mutta kyllä konkreettisia keinojakin löytyy. Avoimuus, läpinäkyvyys ja yhteistyöhön kannustava organisaatiokulttuuri tukevat hiljaisen tiedon jakamista. Epämuodolliset keskustelut ja kohtaamiset, yhteiset kehittämispäivät, ryhmätyöskentelyt, workshopit ja projektit ovat konkreettisia keinoja saada työntekijät jakamaan tietoa ja ajatuksia ja samalla siirtämään hiljaista tietoa. Myös fyysinen työympäristö voi edesauttaa hiljaisen tiedon siirtymistä, jos se mahdollistaa työntekijöiden kohtaamisia ja keskusteluja.

Hiljaisen tiedon jakaminen ja siirtyminen vaatii vuorovaikutusta. Yksi toimiva ja konkreettinen sosiaalisen kanssakäymisen muoto hiljaisen tiedon jakamiseen on mentorointi. Mentoroinnissa kokenut ja osaava asiantuntija eli mentori ohjaa ja tukee nuorempaa tai kokemattomampaa henkilöä hänen ammatillisessa kehittymisessään. Joskus mentoroinnin tavoitteena voi olla nimenomaan mentorin hiljaisen tiedon siirtäminen. Mentori voi toimia kokemuksen jakajana, sparraajana, kannustajana, rohkaisijana, keskustelukumppanina ja joskus vaikkapa kyseenalaistajana.

Mentorointi perustuu henkilöiden väliseen luottamukselliseen ja avoimeen vuorovaikutussuhteeseen, jonka tarkoituksena on saada aikaan syvällinen ja vuorovaikutteinen dialogi mentorin ja mentoroitavan välille. Tärkeää on aito kiinnostus ihmiseen ja asiaan. Keskustelu on toimivaa ja hedelmällistä, jos kumpikin osapuoli kokee saavansa siitä uusia näkökantoja ja keskustelut tuntuvat miellyttäviltä ja tasavertaisilta. Keskustelut voivat auttaa mentoria tuomaan omaa osaamistaan ja hiljaista tietoa myös itselle näkyväksi.

On hyvä kuitenkin muistaa, että mentorikaan ei voi hallita kaikkea. Mentorin on hyvä tiedostaa oma osaamisensa ja omat mahdollisuutensa auttaa mentoroitavaa hänen kehittymistarpeissaan ja tarvittaessa ohjata mentoroitavaa hakemaan tukea myös muilta henkilöiltä tai tahoilta.

Parhaimmillaan mentorointisuhde on molempia osapuolia rikastuttava ja ajattelua avartava vuorovaikutussuhde. Joko teidän työyhteisössänne hyödynnetään tätä voimaannuttavaa menetelmää hiljaisen tiedon siirtämiseen ja työyhteisön kehittämiseen?

 

Ideoita, inspiraatiota ja innostusta tämän blogin kirjoittamiseen sain aloitettuani juuri uuden mentorointisuhteen upean nuoren naisen kanssa Suomen Mentoreiden mentorointiohjelmassa sekä mm. seuraavista julkaisuista:

  • Hiljainen tieto. Tietämistä, toimimista, taitavuutta. Toom, Onnismaa, Kajanto (toim.) 2008.
  • Mentorointi 4.0. Kupias, Salo. 2014.
  • Tervetuloa meille! Uuden työntekijän perehdytys. Annina Eklund. 2018.

Marjukka Mikola, valmentaja, Lionleap Coaching Oy